5 solutions pour le télétravail et la dématérialisation

Depuis 10 ans, notre agence Tymate accompagne les entreprises dans leur transformation numérique et leurs procédures de dématérialisation. 

Nous utilisons et développons des outils qui vous aident à adapter vos organisations à un fonctionnement complètement dématérialisé. C’est pourquoi, nous voulons aujourd’hui partager avec vous quelques conseils et bonnes pratiques.

Un bon outillage numérique est toujours un juste équilibre entre l’intégration d’outils existants, que l'on associe à du développement spécifique pour faire communiquer ces outils entre eux ainsi qu'avec vos procédures d’information et de communication.  

Cet enjeu est stratégique, pas uniquement en période de crise sanitaire, mais pour répondre aujourd’hui aux évolutions du monde du travail et aux impacts écologiques et sociaux. 

Voici une liste de 5 solutions que nous recommandons pour commencer une bonne démarche de dématérialisation : 

Collecter des informations personnelles et des documents : Paprwork

Aujourd’hui la collecte d’informations et de documents s’effectue encore principalement par email ou par format papier. C’est un processus très chronophage et surtout très peu sécurisé à l’heure où les données sont un enjeu réglementé. Pour les services administratifs, juridiques et financiers qui ont besoin de collecter beaucoup d’informations et de documents pour la constitution et le suivi de leurs dossiers, nous préconisons d’utiliser la solution Paprwork ou de vous équiper de son API.

Signature électronique : Yousign ou Docusign

Selon nous, Yousign et Docusign sont les deux solutions sont les plus performantes pour intégrer la signature électronique dans vos process. Équipés d’API qui permettent leur intégration dans de nombreux cas de figure, ils répondent aux critères de double vérification et de sécurité indispensables. 

Courriers recommandés : AR24

AR24 est le 1ᵉʳ service de lettres recommandées électroniques qualifiées eIDAS en France. Ce service propose l’identification universelle et à distance du destinataire afin de rendre la LRE accessible à tous.

Télétravail Collaboratif : Discord et Slack

Nous avons reproduit virtuellement notre bureau en utilisant la solution Discord, qui est à la base un chat vocal et textuel sécurisé pensé pour les gamers. Les espaces de dialogue sont notre cuisine, nos salles de réunion, les 1 to1, et chacun s’y retrouve comme au bureau. On peut paramétrer des contraintes et des règles, organiser des rituels. C'est pour nous un excellent outil de travail à distance pour garder le lien social et la disponibilité à travers la partie audio. 

Attention toutefois à noter que les images partagées sur Discord sont disponibles publiquement sur un CDN.

Quant à Slack, c’est notre outil d’échange et de discussion avec nos clients et pour tout ce qui se rapporte aux projets. Il évite la multiplication de mail inutile et permet davantage de réactivité dans les échanges.

Gestion comptable dématérialisée : Spendesk

Dans une entreprise, chaque dépense et chaque rentrée d’argent doit être associée à une pièce justificative. Spendesk permet de dématérialiser la gestion des dépenses et des notes de frais, et de mettre en place un traitement automatisé des factures et des justificatifs. 

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Comme évoqué, la transformation numérique de votre organisation et la dématérialisation de vos process sont des démarches à appréhender de façon globale. Une telle transition nécessite idéalement un accompagnement et bien souvent quelques développements sur-mesure pour apporter de la cohérence avec vos modes de fonctionnement et vos outils traditionnels. Cet investissement est néanmoins toujours très vite rentabilisé, et assure une qualité et une souplesse précieuses dans la durée.