Design Ops en agence spécialisée

Depuis plusieurs années, le design s’est installé comme un pôle stratégique en entreprise, nous avons vu les métiers de designers évoluer et les équipes s’agrandir. Par ce constat, il est primordial d’optimiser les méthodes de travail et la communication afin d’opérationnaliser le processus de conception produit que ce soit à grande ou petite échelle.

Aujourd'hui, le Design Ops est de plus en plus utilisé pour améliorer la qualité et l'efficacité des créations en design. Il s’impose progressivement comme un incontournable dans le processus de développement produit.

Qu’est-ce que le Design Ops ?

À ne pas confondre avec son petit frère DevOps, le Design Ops est un terme apparu en 2018 combinant les mots Design et Opérations. Il peut être défini comme une pratique visant à rendre les équipes de conception plus efficaces dans la création de produits numériques en optimisant le flux de travail et l’alignement entre les équipes.

Il est important de comprendre que la mise en place et la pratique du Design Ops sera différente en fonction de l’entreprise et des équipes, que ce soit par son effectif ou son niveau de maturité.

Afin de mettre en place efficacement le Design Ops, il est nécessaire de partager une vision et une culture commune au sein de votre équipe.

Instaurer une culture Design Ops

L'enjeu majeur est de réussir à évangéliser le Design Ops auprès des équipes pour démontrer son apport à un niveau stratégique de l’entreprise. Quelques étapes à suivre :

• Identifier les problèmes de design et montrer l’impact du Design Ops pour les résoudre. Vous pouvez, par exemple, démontrer les points de frictions qui peuvent affecter la qualité et la performance d’un produit et/ou analyser le processus de prise de décision design.

• Démontrer par des actions et des données ce que le Design Ops apporte à l’équipe et plus largement à l’entreprise.

• S’inspirer et partager les résultats d’autres entreprises, afin de mettre en avant l’efficacité du Design Ops.

• Impliquer les équipes dans les réflexions et récolter du feedback pour optimiser le processus de design.

• Présenter le Design Ops comme un levier de croissance sur du long terme.

La boite à outils du Design Ops

L’instauration du Design Ops va engendrer des changements dans la manière dont les équipes vont collaborer. Intégrer les bons outils pour suivre une conduite du changement adaptée au besoin de l’entreprise est capital.

Voici comment nous pouvons segmenter les catégories d’outils permettant de mettre en place le Design Ops en entreprise :

• Outils de gestion de projet : ils permettent de planifier et de suivre le progrès du projet de design. Voici une liste permettant d’assurer le suivi d’un projet et d’organiser un product backlog.

  • Linear que nous utilisons et apprécions chez Tymate, permet d’automatiser la gestion des tickets en les connectant aux développements Github. Il propose des fonctionnalités bien pratiques comme le mode aperçu des maquettes Figma au cœur des tickets.

  • Trello, cet outil est particulièrement apprécié pour sa simplicité d’utilisation et propose la possibilité d’apporter du management visuel.

  • Jira, l’outil de référence pour les équipes travaillant en Agile et plus précisément avec le framework crum. Il permet de préparer, démarrer et suivre un sprint facilement.

• Outils de co-création et de développement de produits collaboratifs : ils permettent aux équipes de design de créer, collaborer et innover en même temps sur le même outil, comme Miro, InVision ou Figma.

• Outils de communication et de collaboration : ils assurent aux équipes de design de travailler de manière efficace ensemble, en utilisant des outils de chat, de visioconférence et de partage de fichiers, comme Slack, Zoom ou Google Meet.

• Outils d'analyse utilisateur : ils permettent d'obtenir des données précises sur les comportements et les préférences des utilisateurs. Les données recueillies peuvent ensuite être utilisées pour améliorer l'expérience utilisateur, identifier les problèmes techniques, optimiser les conversions, et plus encore. Quelques outils d’analyse : Google Analytics, Hotjar ou UserTesting.

N’oubliez pas que vous devez adapter vos outils à votre structure et que la discipline de Design Ops doit être avant toute chose un état d’esprit partagé ou un rôle bien défini et accepté dans une équipe.

Ne pas confondre le rôle de Design Ops avec un état d’esprit

À la fois considéré comme un rôle ou un état d’esprit, il est important de poser un contexte et de faire une distinction entre le rôle et l’état d’esprit.

S’agissant d’une pratique qui s'intéresse à la façon dont le design s’intègre dans une organisation, il est important que l’équipe adhère à l’état d’esprit. Pour les petites structures, il est difficile et couteux de mettre en place un poste de Design Ops, c’est alors à l’équipe entière de se responsabiliser sur la mise en œuvre et sur la rigueur à y apporter.

Le rôle de Design Ops est un poste stratégique pour les grandes structures, dans lesquelles on observe des “pain points” pouvant aller de la communication entre les équipes aux méthodes de travail.

Les principales missions du Design Ops sont de :

• Mettre en place des processus et des outils pour améliorer la collaboration entre les équipes (design system, design token, outils de management de produit, KPI)

• Gérer les ressources design, qu’elles soient d’ordres humains, budgétaires ou de planification.

• Optimiser l’utilisation des nouvelles technologies

• Être moteur et force de proposition en termes de veille.

• Faciliter la gestion de projet et le management de produit complexe

Le lien Design Ops et Design System

Pouvant être considéré comme un outil du Design Ops, le Design system va aider dans l’amélioration et l’optimisation du processus de design.

Que vous soyez dans une startup, une PME, ou un grand groupe, le Design Ops garantira la maintenabilité et l’accessibilité du Design System par les équipes.

Chez Tymate, nous travaillons continuellement sur des projets différents. Il est important de respecter un haut niveau d’exigence pour maintenir une base homogène et lisible afin de gagner en efficacité lors des phases d’itération et de conception produit.

L’agilité, une aide au Design Ops

Reconnu en méthodologie de projet à utiliser dans un environnement non prévisible et parfois complexe, il est possible d’utiliser les valeurs et les principes de l’agilité pour mettre en place le Design Ops.

En adoptant une approche agile, il est possible de s'assurer que les équipes de design travaillent de manière efficace et coordonnée. Cette démarche s’intègre parfaitement dans l’une des missions majeures du Design Ops qui est d'améliorer la collaboration entre les équipes et de faciliter la gestion d’un projet.

L’agilité aura pour bénéfice d'inciter l’équipe à être auto-organisée, lui permettant ainsi de s’adapter rapidement aux changements.

Le Design Ops chez Tymate

À l’échelle de notre agence, nous considérons que le Design Ops comme un état d’esprit pour nous aider à être davantage concentré sur la production afin de répondre efficacement à un besoin et d’apporter rapidement de la valeur ajoutée au projet. Voici quelques exemples de la démarche Ops mise en place chez Tymate :

• Workshop en amont de la phase de conception entre designers et développeurs afin de garantir la faisabilité technique.

• Définition des layouts communs à tous nos projets qui seront utilisés dans la production de maquettes sur Figma et dans l’implémentation web.

• Intégration des équipes de développement lors des design sprint contribuant à la conception ou l’amélioration de produits.

• Weekly Meeting dans le but de partager nos expériences sur les projets, nos méthodes de travail et notre veille technique.

• Évolution constante et maitrisée de notre Design System afin d’éviter l’overdesign et de justifier chaque choix de développement.

• Formation des équipes aux principes d'expérience utilisateur et de design centré sur l'utilisateur.

• Automatisation des processus de conception répétitifs. A titre d’exemple, il est possible d’utiliser des templates ou librairies comme point de départ.

• Intégration de Design Tokens (à venir) afin de simplifier la collaboration avec les équipes de développement et la maintenabilité de notre Design System. Pour aller plus loin avec les Tokens nous vous recommandons de regarder ce meet-up réalisé par Design Systems France.